Sharing Papers library between two (and more) computers

Papers is a reference management software for Mac OS X that has been gaining popularity throughout its last release cycles. While it works in a single computer like a charm, if you would like to share your library between several computers, there is not a native solution to it.

This can be circumvented by using Dropbox (free) to host your Library. You will have some space restraints obviously and you’re dependent on an internet connection to update your library. There is also the additional problem of working offline at two locations and then trying to synchronize will just not work. One of the offline versions of the library will be overwritten. Still, if you want to have a library at home and one at work, this might actually work :)

EDIT: I was testing this this afternoon and apparently you should give it enough time after you make changes in one computer for dropbox to sync. Otherwise, you’ll get trouble! So, if you wanna sync properly, get a beer, and then come back.

João tells me that Mendeley, which is free by the way, has a server that hosts up to 500MB of your library. It might be a better solution if you’re looking to start a new library. However, if you’ve paid for your Papers library, this Dropbox+Papers solution might come handy! And you always have Zotero, that despite being browser-dependent and not having some of the features both Papers and Mendeley have, has also proven to be quite the popular solution.

Comments and suggestions! And let the reference manager war begin!

9 thoughts on “Sharing Papers library between two (and more) computers

  1. Ninguém tá a dizer que o Mendeley é melhor que o Zotero. As razões pelas quais estou a usar o Mendeley são as seguintes:

    1 – O trabalho que tenho para adicionar referencias no Mendeley é o mesmo que no Zotero, visto que o Zotero tampouco me grava o pdf directamente, pelo menos nesta versão nunca mais o fez.

    2 – O leitor PDFs do Mendeley é também editor. Pelo que posso sublinhar, adicionar notas e essas cenas todas, tal como no Adobe Professional.

    3 – Consigo encontrar melhor o que procuro no Mendeley do que no Zotero, mas isso sou eu.

    De resto acho que o Zotero está melhor ainda. Mas, seja como for, o Mendeley ainda vai na ver 0.9, e o Zotero já vai na 2. Penso que o Mendeley ainda tem muito para evoluir.

    Essa cena que tavas a dizer Gonçalo de não conseguires ter o teu “dossier” talvez seja ultrapassado com as TAGs”.

    Mas é home André, dá-lhe ao menos uma tentativa :D chegaste a instalar o programa?!

    Seja como for, são ferramentas super úteis! Ainda bem que existem :)

  2. “O Zotero dá para LER os artigos? O Zotero dá para procurar artigos e adicioná-los, tudo na mesma interface?”

    Então não!? Oi!

    A ideia que tenho é:

    1- Quando queres procurar por uma referência e o seu pdf, vais onde? Pedir o pdf ao teu chefe? Vais naturalmente à net procura-lo.
    2- A ideia de adicionar a informação directamente do pdf, não me agrada nadinha.
    3- Qual energia a mais? Se não queres consumir energia de browser trabalhas em offline, qual é o problema?
    4- Ainda na cena da energia e rendimento, gastas tanta energia ou mais a procurar pela referência online (se é que podes fazê-lo directamente pelo programa) com o teu programa do que pelo browser que funciona como um add-on.
    5- Para que quererei eu ler a minha referência .pdf directamente pelo programa (nunca funcionará tao bem como um simples leitor pdf), se a posso ler com um click facil e pratico.

    Visto isto e pensando eu nos beneficios:

    1- O que é mais pratico quando faço referencias? Ir ao browser procurar e com um click adiciono toda a informação da referência, OU, procurar no browser, guardar, abrir o programa e importar o pdf e as referencias dentro do pdf?
    2- Porque deverei eu utilizar e importar a forma de referenciar do zotero (muito boa), se ele é assim tão mau?
    3- Qual é afinal a vantagem de ter um programa (executavel ou instalável) que me referencie (nao mt bem!) os meus artigos ou livros de forma fofinha?

  3. Sim, acho que já tinha reparado nisso também. Nesse caso é um problema com solução mais ou menos fácil para o utilizador final. Porém, existem outros em que é preciso intervenção “divina”:

    – os estilos das revistas por vezes estão mal formatados;

    – não têm todos (o que é compreensivel) os estilos de revistas, mas também existem algumas bem conhecidas que não estão presentes. Vi em algum lado que podes importar para o Mendeley os estilos que foram criados para o Zotero, mas acho que no meu caso, continou sem efeito;

    – na mesma onda da critica de cima, não se podem editar ou sequer criar estilos de revistas;

    – na bibliografia aparece sempre o endereço http do pdf do paper…ou não descobri como se tira isso ou é uma chatice de todo o tamanho. Não conheço revista que tenha isso no seu estilo standard;

    – se adicionares a mesma referência (ao programa) ele cria um duplicado e se depois quiseres procurar por duplicados não dá;

    – eu gosto da ideia de criar pastinhas para organizar os diferentes papers por tema, mas costumo ter sub-temas também. O Mendeley não permite criar esses sub-grupos;

    – na parte do “sorting” não podem ser colocados outro tipo de “properties” excepto o que já está lá por definição. Imaginem que num dos campos da referência eu utilizava um código próprio para identificar o pdf/paper (para organizar na forma fisica, aka dossier). Seria muito mais fácil para mim depois poder fazer “sort” por esse mesmo código pessoal. No can do it…

    – para quem usa iPhone/iPod, a aplicação deles e deveras limitada, mas tem sofrido bastantes updates. Porém, até á data não vejo utilidade nela para o meu iPod.

    Foram apenas alguma das limitações que fui encontrando com o uso do Medeley. Não o ponho já totalmente de parte, até porque têm uma equipa bastante produtiva que procura responder a todas as nossas questões/limitações. Para isso, aconselho a irem a este forum e votarem e pedirem o que querem nas próximas versões do software:
    http://feedback.mendeley.com/

    Neste momento se tivesse um Mac para trabalho, com certeza experimentaria o Papers. O que é que sobra para Win?

  4. Concordo com o Katuyci, também prefiro fora do browser.

    Um dos problemas do Mendeley que detetei, é que ainda não é possível adicionar multiplas referencias click a click. Tens de escolher todas duma vez e depois fazer o click de “exportar como referencia”

    Outra cena é o editar multiplas referencias quando tás a escrever. Se tiveres por exemplo [1-4] e quiseres depois mais tarde adicionar o 5 não podes, tens de apagar e voltar a meter todos de raiz. Mas penso que isso é algo facilmente superável nas próximas versões.

  5. Eu pessoalmente não gosto da ideia de ter de abrir o browser para poder consultar a minha biblioteca… quando muitas das vezes ter o browser aberto pode acabar por comer muitos mais recursos que um “stand-alone program”.

  6. Oh André :D

    O Zotero dá para LER os artigos? O Zotero dá para procurar artigos e adicioná-los, tudo na mesma interface?

    O Zotero é fixe, é grátis, mas depende de um browser. O Papers, o Mendeley, etc, são coisas diferentes.

  7. Desenvolvi um desgosto anormal pelo EndNote e um desinterese pelo Zotero. Uso o Mendeley, mas acho que também não por muito tempo…

    Um dos problemas que contactei recentemente usando o Mendeley (para além de outras limitações) foi o seguinte:

    Durante uma das minhas formatações so SO tive de fazer o backup da minha biblioteca no Mendeley. Até aí tudo bem, e mesmo o recover desse backup correu sem qualquer problema. As referências ficaram lá direitinhas com as notas e tags que eu tinha colocado.
    Porém, eu tinha essas mesmas referências “ligadas” aos papers/pdf e, como é, lógico nada disso se manteve, pois os caminhos “desapareceram”.

    Não cheguei a procurar uma solução rápida para tudo isto, mas não me parece que arrastar todos os pdfs para o Mendeley vá resolver (provavelmente cria é duplicados – outra limitação do software).

    Assim, também andei a pensar colocar a minha pasta da biblioteca do Mendely no Dropbox e, talvez desta forma, para além de ter a mesma duplamente sincronizada entre computadores, poderei aceder mesmo sem que tenha o programa instalado. E, para a próxima que tiver de formatar o pc apenas aponto para o ficheiro no Dropbox.

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